業(yè)務(wù)跟單員的工作流程
小編相信很多人對跟單員的工作內(nèi)容都不清楚，所以小編整理了一份關(guān)于業(yè)務(wù)跟單員的工作流程，歡迎大家閱讀參考。
進(jìn)出口貨物的基本程序
外貿(mào)業(yè)務(wù)主要就是進(jìn)行貨物的進(jìn)出xxx易。我們分別來了解一下出口貨物跟單和進(jìn)口貨物跟單的基本程序及跟單員所要做的工作。
貨物的出xxx易有二種形式，一種通過外貿(mào)公司出口，另一種是自營出口。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進(jìn)生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。
一、接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。
合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當(dāng)事人名稱，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù)量，價(jià)格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達(dá)成交易而交換的信件，電報(bào)或電傳，都足以構(gòu)成書面合同。
1、下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，F(xiàn)ax， Email或書面合同等方式。
2、接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網(wǎng)站，等等。
3、接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：
�。�1） 合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。
�。�2）確認(rèn)書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認(rèn)書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認(rèn)書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。
還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認(rèn)。
4、接單的程序：接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個環(huán)節(jié)。
�。�1） 詢盤：（INQUIRY）又叫詢價(jià)。
�。�2）發(fā)盤：（OFFER）又叫發(fā)價(jià)。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜?xiàng)交易條件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。
�。�3）還盤：（COUNTER—OFFER）又叫還價(jià)。
�。�4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項(xiàng)交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。
二、審單：即審核合同
1、審單內(nèi)容：
確認(rèn)產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價(jià)，價(jià)格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。
2、審單方法：
�。�1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格：
審查時產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對上號？
有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時也代表了規(guī)格。
（2）質(zhì)量：
也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。
（3） 數(shù)量：
應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥，其計(jì)量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。
約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動。國際上對約字的含xxx釋不一。有的認(rèn)為是2。5%，有的`認(rèn)為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過10%的增減幅度。
�。�4）單價(jià)，總額的審查：
1、客戶下單有的會將單價(jià)標(biāo)出，我們要對照我們的報(bào)價(jià)表審查是否對？總額有沒有加錯？ 新客戶下單，要查看我們給他的報(bào)價(jià)。
2、通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）
�。�5）價(jià)格條款的審查：
出口貨物的單價(jià)條款，也稱價(jià)格術(shù)語，常用的有：
FOB 船上交貨價(jià)（指裝運(yùn)港的價(jià)格條件）
C&F （Freight or Carriage Paid to…、、）運(yùn)費(fèi)付至指定目地的交貨
CIF 成本+保險(xiǎn)費(fèi)+運(yùn)費(fèi)（指目的港）價(jià)格
常用的FOB CFR CIF幾種價(jià)格的換算及公式介紹如下：
�。�1） FOB價(jià)格換算為其它價(jià)：
CFR價(jià) = FOB價(jià) + 運(yùn)費(fèi)
FOB價(jià) + 運(yùn)費(fèi)
CIF價(jià) =
1 — 保險(xiǎn)費(fèi)率 X 投保加成
�。�2） CFR價(jià)格換算為其它價(jià)：
FOB價(jià) = CFR價(jià) – 運(yùn)費(fèi)
CFR價(jià)
CIF價(jià) =
1 – 保險(xiǎn)費(fèi)率 X 投保加成
（3） CIF價(jià)格換算為其它價(jià)：
FOB價(jià) = CIF價(jià) X （1 – 投保加成 X 保險(xiǎn)費(fèi)率） — 運(yùn)費(fèi)
CFR價(jià) = CIF價(jià) X （ 1 – 投保加成 X 保險(xiǎn)費(fèi)率）
�。�6）付款方式審查：
1、 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。
2、 支付的貨幣能否接受？
（7）包裝要求的審查：
1、工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？
2、 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？
3、客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽，說明書）
內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑
外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。
（8）交貨期的審查
�。�1）跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達(dá)。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短�？梢允�2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。
（9）交貨方式的審查：
運(yùn)輸主要有海運(yùn)，陸運(yùn)，空運(yùn)，郵寄等等。
注：如運(yùn)費(fèi)由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費(fèi)，盡量用海運(yùn)。如報(bào)的價(jià)是連同海運(yùn)價(jià)，而客戶要求空運(yùn)（趕銷售），我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費(fèi)用。
關(guān)于樣品：
要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。
1、 寄目錄，樣本：
2、 準(zhǔn)備樣品。
（1） 工廠現(xiàn)有的款式
�。�2） 新款
�。�3） 客戶來樣。
要領(lǐng)：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品，以免客人在下單時找不到確認(rèn)樣。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。作為跟單員，我們要做到：
�。�1） 有完整的產(chǎn)品資料，主動進(jìn)行宣傳。
�。�2） 新品的成本，價(jià)格要進(jìn)行核算。
�。�3） 新品的制作要留有實(shí)樣。
（4） 客戶的來樣要保存好原樣。
三、形式發(fā)票：PROFORMA INVOICE
買方為了向其本國當(dāng)局申請進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價(jià)格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。（收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開出日期）。 產(chǎn)品信息 （品名，數(shù)量，價(jià)格，交貨期）。合同條款（價(jià)格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。
注意幾點(diǎn)：
1、單價(jià)條款要明確 （FOB， CFR， CIF）
2、交期要明確
3、付款條件要明確 （LC， TT）
四、出口貨物跟單的基本程序：
出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進(jìn)。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，（報(bào)關(guān)，報(bào)驗(yàn)，裝船），制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：
�。�1）、籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質(zhì)，按量地備好貨物。
�。�2）、催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運(yùn)貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對以L/C為支付方式的合同進(jìn)行催證，審核和修改的跟蹤工作。
催證：貨物快完成時，要催證。
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