房地產(chǎn)合同管理
房地產(chǎn)合同管理有家房地產(chǎn)企業(yè)，因?yàn)殇N售代理機(jī)構(gòu)現(xiàn)場(chǎng)置業(yè)顧問的過度承諾，且被客戶錄了音，不得不支付多達(dá)3100多萬元的違約賠償金;另有一家房地產(chǎn)企業(yè)，因?yàn)榭偘⒎职贤瑮l款不嚴(yán)謹(jǐn)，多支付了不少管理費(fèi)用不說，交房后的維修責(zé)任始終扯不清;還有一家房地產(chǎn)企業(yè)，在工程招標(biāo)結(jié)束后，因?yàn)楣こ坛邪淌窃撈髽I(yè)老板的哥們兒，而且合同是老板直接談的，相關(guān)部門都以為簽署后的合同文本在老板手里，直到結(jié)算時(shí)才知道老板簽字后，工程承包商就根本沒有返回簽字蓋章后的合同，而后來返回的合同的工程單價(jià)卻增加了150元/㎡……
諸如此類的合同管理問題，在蘭德咨詢多年的咨詢實(shí)踐中，遇到過很多、很多。普遍問題就更常見了，包括：(1)缺乏時(shí)間成本意識(shí)，合同洽談時(shí)間過長(zhǎng)，而最終選定的合作方卻未必多么適合或優(yōu)秀;(2)合同會(huì)簽程序過于復(fù)雜，即使在會(huì)議上集體決定的事項(xiàng)，還要機(jī)械地走一遍冗長(zhǎng)的簽字程序;(3)注重商務(wù)條款，忽視技術(shù)條款;(4)聘用的律師不能發(fā)揮應(yīng)有的作用，聘請(qǐng)專業(yè)律師的代價(jià)又太高;(5)合同執(zhí)行過程中，缺乏履約意識(shí)，不尊重合同條款，不尊重“乙方”，或者在與乙方“博弈”過程中顯得被動(dòng);(6)合同執(zhí)行完畢后，沒有總結(jié)，對(duì)合同條款也不做修訂，換了其他人或其他項(xiàng)目又是一個(gè)循環(huán)往復(fù)、沒有提高的輪回。
如此多的問題顯然與合同之重要性形成了巨大差距。合同的重要性體現(xiàn)在――
1、合同是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的體現(xiàn)形式――企業(yè)幾乎所有經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都是以合同為主線，無論是采購(gòu)合同、施工合同，還是營(yíng)銷代理合同、物業(yè)委托合同，從發(fā)標(biāo)、洽談到合同評(píng)審簽約，從合同履行到合同后評(píng)價(jià)，都是圍繞著合同、以合同為主線而展開的。某種程度上說，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)就是契約經(jīng)濟(jì)，企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)≈合同。
2、合同是企業(yè)品牌建設(shè)的重要內(nèi)容――現(xiàn)在的甲乙方關(guān)系早已是互利、共贏的合作伙伴關(guān)系。如果至今還有房地產(chǎn)企業(yè)有“強(qiáng)勢(shì)甲方”的表現(xiàn)，只能說這些企業(yè)是不成熟、不聰明的，換來的也肯定是不能保證產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量的結(jié)果。更重要的是，企業(yè)的履約能力和履約態(tài)度直接決定著乙方對(duì)甲方的履約評(píng)價(jià)結(jié)果，而這種評(píng)價(jià)對(duì)企業(yè)的行業(yè)聲譽(yù)、品牌建設(shè)至關(guān)重要。
3、合同決定企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)――在競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的市場(chǎng)環(huán)境下，特別是企業(yè)處于快速發(fā)展、分級(jí)授權(quán)過程中，風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防與控制能力是房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)具備的核心能力之一。如果因?yàn)槟硞�(gè)部門(項(xiàng)目部)人員的素質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)和能力不足而簽訂了不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤�，就可能�?dǎo)致合同執(zhí)行被動(dòng)，進(jìn)而增加企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。反之，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤茏畲蟪潭鹊亟档推髽I(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。
結(jié)合蘭德咨詢多年房地產(chǎn)企業(yè)管理咨詢經(jīng)驗(yàn)，希望房地產(chǎn)企業(yè)在今后的合同管理實(shí)踐中，注意以下事項(xiàng)。
TIPS1：要有書面授權(quán)文件
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)組織召開專題會(huì)議，研究決定與合同管理有關(guān)的授權(quán)事項(xiàng)，包括合同洽談、合同審核、合同簽訂等事項(xiàng)。特別是合同簽訂，要有明確的書面授權(quán)書。這是規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)很重要的一環(huán)，建議盡快落實(shí)，切不可馬虎大意。另外：合同授權(quán)文件屬于企業(yè)“授權(quán)體系手冊(cè)”中的一項(xiàng)內(nèi)容。換言之，合同授權(quán)文件應(yīng)基于并融入企業(yè)“授權(quán)體系手冊(cè)”中。
TIPS2：要盡量是合同內(nèi)容更顯公平
這其實(shí)既是觀念問題，也是執(zhí)行問題。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人要轉(zhuǎn)變觀念，不要對(duì)乙方過于苛刻。應(yīng)該認(rèn)識(shí)到：乙方是企業(yè)資源整合的對(duì)象之一，是企業(yè)產(chǎn)業(yè)鏈的一環(huán);如果沒有互利、共贏的合作觀念，最終吃虧的還是企業(yè)自己。
事實(shí)上，近年來，房地產(chǎn)企業(yè)在與各類乙方合作的過程中，可謂“個(gè)別勝出，總體失意”。分析這一現(xiàn)象的原因，主要有三點(diǎn)：(1)過于注重選擇合作方的形式(如招標(biāo))，而不太重視合同的執(zhí)行過程;(2)任何一個(gè)乙方在同時(shí)與多家房地產(chǎn)企業(yè)合作，乙方也在比較“甲方”，并根據(jù)甲方的合作態(tài)度、付款方式等，隨時(shí)進(jìn)行著資源、人員的動(dòng)態(tài)調(diào)配;(3)就專業(yè)能力和技術(shù)知識(shí)而言，乙方勝于甲方，所以存在不對(duì)稱性。
為什么很多業(yè)內(nèi)優(yōu)秀機(jī)構(gòu)都不太愿意與曾經(jīng)是乙方(如開發(fā)企業(yè)早年是做工程、營(yíng)銷等起家的)的甲方合作呢?就是因?yàn)檗D(zhuǎn)變成甲方后對(duì)乙方過于苛刻!
根據(jù)觀察，絕大多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人在觀念上還是很端正的，但下面的人往往不能深刻領(lǐng)會(huì)或理解“平等合作、互利共贏”觀念�；蛘呤牵词估斫饬�，執(zhí)行時(shí)也不到位;即使執(zhí)行了，可能因?yàn)橛衅渌V求，甚至?xí)幸獾箅y乙方。
所以，企業(yè)上下共同轉(zhuǎn)變觀念是很重要的`。
TIPS3：一定要推行標(biāo)準(zhǔn)化合同示范文本
標(biāo)準(zhǔn)化合同文本是指經(jīng)在公司內(nèi)部使用的統(tǒng)一合同范本，包括合同范本、邀約、應(yīng)約、附件等合同性文件。實(shí)踐證明，推行標(biāo)準(zhǔn)化合同示范文本可以有效地規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)，縮短合同洽商時(shí)間，預(yù)防權(quán)利尋租。但令人遺憾的是，除了部分一線企業(yè)外，絕大多數(shù)房地產(chǎn)企業(yè)都沒有設(shè)立知識(shí)管理中心，缺乏有經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)的知識(shí)共享機(jī)制。表現(xiàn)在合同上，就是沒有強(qiáng)制性、標(biāo)準(zhǔn)化的合同范本，致使前任不能給后任留下什么，不同部門、不同項(xiàng)目部之間也不能實(shí)現(xiàn)合同共享，因而總是在洽談、簽約、扯皮、糾紛方面周而復(fù)始、循環(huán)往復(fù)，耗費(fèi)了大量的時(shí)間和精力，不但不能提高工作效率和風(fēng)險(xiǎn)控制能力，也沒有更多的時(shí)間做更重要的事。
房地產(chǎn)市場(chǎng)已經(jīng)步入標(biāo)準(zhǔn)化時(shí)代。房地產(chǎn)企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化有產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化(如“萬科城市花園”的標(biāo)準(zhǔn)化復(fù)制開發(fā))、流程標(biāo)準(zhǔn)化、合同標(biāo)準(zhǔn)化、人力資源標(biāo)準(zhǔn)化等。只有標(biāo)準(zhǔn)化，才能從更本上提高開發(fā)效益和工作效率!
盡管有些企業(yè)多年來也沉淀下了不少好的合同，通過網(wǎng)絡(luò)也下載了一些合同文本。但合同的系統(tǒng)化、精細(xì)化程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，導(dǎo)致企業(yè)的合同管理水平不能快速提高。這也正是蘭德咨詢下大工夫系統(tǒng)整理、研究《房地產(chǎn)企業(yè)商務(wù)合同示范文本》的初衷。《房地產(chǎn)企業(yè)商務(wù)合同示范文本》是蘭德咨詢?cè)趨R總多年搜集的大量?jī)?yōu)秀合同文本基礎(chǔ)上，通過律師和咨詢專家們逐份、逐條地比對(duì)和推敲所形成的，共包括8類38種合同。每一份合同文本都是業(yè)界優(yōu)秀企業(yè)千百萬資金所累積的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的集中體現(xiàn)，是多方智慧知識(shí)的成果結(jié)晶。
在多年的管理咨詢實(shí)踐中，我們也發(fā)現(xiàn)，“過于自信”也是導(dǎo)致有些企業(yè)合同經(jīng)常出現(xiàn)低級(jí)錯(cuò)誤的原因之一。究其原因，主要是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人基于多年經(jīng)驗(yàn)的“過于自信”，而這種自信又不能通過合同示范文本傳授給具體的合同主控部門及人員。結(jié)果是，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人總是責(zé)怪、批評(píng)下級(jí)人員能力不強(qiáng)、不夠細(xì)心，而下級(jí)人員也是一肚子苦水。
任何經(jīng)驗(yàn)都要沉淀為知識(shí)并予以傳承才有價(jià)值，《標(biāo)準(zhǔn)化商務(wù)合同文本》即如此。
TIPS4：一定要編制合約規(guī)劃
咨詢實(shí)踐中，在對(duì)成本合約部門和項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行調(diào)研訪談時(shí)，會(huì)依提綱問“對(duì)項(xiàng)目合約是怎么做的，有什么建議”等問題。如果訪談對(duì)象對(duì)此缺乏系統(tǒng)認(rèn)識(shí)，甚至是說不出什么，就可以基本斷定其知識(shí)、能力一般。
所謂合約規(guī)劃是指對(duì)房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目建設(shè)過程中涉及的合同組成、合同關(guān)系及合同科目、目標(biāo)成本、主控部門、計(jì)劃時(shí)間等做出一系列規(guī)劃。近年來，有些管理水平比較高的企業(yè)，除了針對(duì)各個(gè)項(xiàng)目制定《項(xiàng)目合約規(guī)劃》外，還延伸到了企業(yè)本部的各個(gè)職能部門的《年度合約規(guī)劃》，從而使合約規(guī)劃、計(jì)劃、資金預(yù)算等共同形成縱橫一體的企業(yè)運(yùn)營(yíng)體系。
試想：如果不能厘清總承包商、獨(dú)立工程承包商、獨(dú)立供應(yīng)商(甲供材料)、指定分包商、指定供應(yīng)商的合同關(guān)系和付款申請(qǐng)機(jī)結(jié)算關(guān)系;如果不能明確各個(gè)合同所對(duì)應(yīng)的目標(biāo)成本科目、合同額預(yù)算、合同計(jì)劃簽訂日期等，何止是合同管理問題，簡(jiǎn)直就是不懂房地產(chǎn)開發(fā)，“跑冒滴漏”是在所難免的，也絕不可能有什么要的業(yè)績(jī)。
TIPS5：合同要盡量與成本費(fèi)用科目相一致
大多數(shù)房地產(chǎn)企業(yè)都有自己的《合同分類及編號(hào)規(guī)則》，也建立有《合同臺(tái)賬》，但在咨詢實(shí)踐中我們發(fā)現(xiàn)，成本科目與合同編號(hào)卻沒有關(guān)聯(lián)性——這是有悖邏輯的。
反之，如果成本科目與合同編號(hào)相一致，不僅很容易做好合同分類及編號(hào)，也很容易對(duì)比不同項(xiàng)目的同一科目成本費(fèi)用的高低差異。例如，“土地出讓金”對(duì)應(yīng)“土地出讓合同”，“銷售代理費(fèi)”對(duì)應(yīng)著“銷售代理費(fèi)”，“中水系統(tǒng)”對(duì)應(yīng)著“中水系統(tǒng)合同”。而且，這種做法還有一個(gè)潛在的重要意義：有利于建立并推行合約標(biāo)準(zhǔn)化和項(xiàng)目成本標(biāo)準(zhǔn)化!
至于合同的簽訂、合同的履行(包括合同費(fèi)付款、變更、結(jié)算、解除、終止、糾紛處理)、合同臺(tái)賬管理等，均屬常識(shí)性問題，限于篇幅，不再贅述。需要強(qiáng)調(diào)的是，在《合同管理制度》及《合同簽訂流程》、《合同履行注意事項(xiàng)》、《合同臺(tái)賬管理工作指引》等相關(guān)制度流程中，一定要做出適宜、明確的規(guī)定。
最后需要注意的是，《房地產(chǎn)企業(yè)商務(wù)合同示范文本》和《合同管理制度》及相關(guān)文件，都要進(jìn)行定期評(píng)審，并在評(píng)審后及時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)修訂。但前提是，一定要先有《標(biāo)準(zhǔn)化合同示范文本》和《合同管理制度》，無論是購(gòu)買，還是自行建立。否則，如果沒有基礎(chǔ)，什么提高合同管理水平、規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)等都是空談，無論多少TIPS也沒有。
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