信息化項目建議書

　　信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會的歷史過程。以下小編為你整理了信息化項目建議書，希望對你有所參考幫助。

　　項目名稱：  電子文件電子檔案管理系統(tǒng)

　　申報單位：   （公章）

　　聯(lián) 系 人：  ***

　　聯(lián)系電話： ******

　　填報日期：  ********

　　項目需求說明

　　建設(shè)電子文件電子檔案管理系統(tǒng)，以規(guī)范各級各部門電子文件歸檔、管理和利用，科學保管全市的電子檔案，促進國家信息資源建設(shè)，實現(xiàn)全市檔案信息資源共享，為黨政決策、機關(guān)辦公和社會公眾提供便捷的檔案信息查詢。

　　項目可行性分析

　　1、必要性：完整齊全地保存各種對國家和社會有保存價值的文件材料，維護歷史的真實面貌，最大限度地發(fā)揮檔案信息的價值，是《中華人民共和國檔案法》賦予各級政府、各單位、各部門的責任，政府有必要采取包括技術(shù)手段在內(nèi)的一切措施來保存歷史、延續(xù)人類社會的記憶。我市 OA系統(tǒng)投入運行后，在系統(tǒng)中生成和流轉(zhuǎn)的大量電子文件需要尋找一個“著陸地”、“集聚地”和“歸屬地”，使之在保證各級政府正常運轉(zhuǎn)中發(fā)揮承上啟下的作用。如果不能及時進行規(guī)范化、標準化地收集、歸檔、保管，將容易產(chǎn)生電子文件特別是其背景信息和元數(shù)據(jù)的遺失、毀損，無法保證電子文件的真實、完整、有效和長期可用，在某種程度上會造成 “失憶政府”。因此，必須盡快建設(shè)電子文件電子檔案管理系統(tǒng)，以規(guī)范各級各部門電子文件歸檔、管理和利用，科學保管全市的電子檔案，促進國家信息資源建設(shè)，實現(xiàn)全市檔案信息資源共享，為黨政決策、機關(guān)辦公和社會公眾提供便捷的檔案信息查詢。

　　2、可行性：

　　（1）國家和我省制定發(fā)布了一系列關(guān)于電子文件歸檔、管理的標準和規(guī)范，為電子文件標準化管理提供了依據(jù)和保障。

　　2002年，國家檔案局已就電子文件管理制訂了“一個規(guī)章，兩個標準” 即《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局6號令）和《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理技術(shù)》（GB/T 17678）。2008年，國家檔案局又發(fā)布了兩個針對電子文件管理的行業(yè)標準《電子文件管理細則》，其中包括三個標準，即《文書電子文件元數(shù)據(jù)方案》、《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》、《電子文件長期保存格式需求》。

　　（2）計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的快速發(fā)展，為電子文件標準化管理系統(tǒng)建設(shè)提供了技術(shù)保障。

　　計算機與網(wǎng)絡技術(shù)日新月異為電子文件中心描繪了廣闊前景，海量存貯技術(shù)的不斷成熟為人們集中管理電子文件提供了可能，大容量硬盤和磁盤陣列等為電子文件的生成、歸檔提供了基礎(chǔ)；磁帶與光盤備份技術(shù)的推陳出新，為電子文件的脫機備份與物理歸檔打開了方便之門；數(shù)據(jù)庫技XML文檔、多媒體技術(shù)廣泛使用，以及應用軟件對于數(shù)據(jù)兼容性的發(fā)展取向，為電子文件在不同平臺上的創(chuàng)建、讀寫與傳遞創(chuàng)造了條件；網(wǎng)絡互聯(lián)及帶寬的高增長為電子文件的廣泛利用提供了舞臺。

　　（3）項目建設(shè)依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》、《福建省檔案條例》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、電子文件歸檔與電子檔案管理辦法（試行》信系統(tǒng)總體設(shè)計

　　（一）電子文件電子檔案管理系統(tǒng)

　　1、應用需求綜述：按照科學發(fā)展觀的要求，電子文件電子檔案管理系統(tǒng)專門收集整理黨委、政府各職能部門在電子政務平臺上形成的各類文本文件、數(shù)據(jù)庫文件、電子郵件、數(shù)字影像等電子文件，建立一個相對穩(wěn)定、覆蓋面廣的電子文件收集和運行機制，確保各單位形成的電子文件“隨時形成、隨時收集、隨時發(fā)布利用”，促進政務公開，滿足利用需求。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案局工作通則》、《機關(guān)檔案工作業(yè)務建設(shè)規(guī)范》，過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織（包括黨委、政府、人大、政協(xié)等）以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動在電子政務和辦公自動化環(huán)境中，直接形成經(jīng)過數(shù)字化的手法文件、電報、會議文件、會議記錄、內(nèi)部文件、電話記錄、電報、業(yè)務數(shù)據(jù)、簿冊、圖表、錄音圖象以及其它對國家和社會有保存價值的電子文件。這些信息都應是電子標準化管理系統(tǒng)采集、管理、提供利用的對象。就應用系統(tǒng)功能而言，它應包括數(shù)據(jù)采集與數(shù)字化加工系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)、電子發(fā)布利用系統(tǒng)、系統(tǒng)維護管理系統(tǒng)等。就數(shù)據(jù)內(nèi)容而言，它應包括目錄數(shù)據(jù)（文件、檔案、資料）、全文數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)（圖片、圖紙、圖像）。

　　2、系統(tǒng)設(shè)計基本要求

　　系統(tǒng)應能對電子文件進行全面管理，與電子文件管理的系列規(guī)范相配套并實現(xiàn)以下要求：

　　l        能接受OA系統(tǒng)形成的電子文件，根據(jù)實際情況實施文件封裝。

　　l        能證明電子文件的真實性。有嚴格的管理制度和技術(shù)措施保證其真實性。

　　l        能證明電子文件的完整性。在未授權(quán)的情況下，電子文件沒有被修改。

　　l        能修改電子文件元數(shù)據(jù)進行必要修改。只有授權(quán)的用戶才有權(quán)對特定的電子文件元數(shù)據(jù)進行修改，修改不影響電子文件的憑證作用。

　　l        能保存電子文件的背景信息和歷史紀錄。

　　l        提供數(shù)據(jù)導出功能，可滿足電子文件轉(zhuǎn)儲到磁盤、光盤、磁帶等存儲介質(zhì)上。

　　l        能可靠地保存電子文件，即使出現(xiàn)系統(tǒng)故障或災難時，通過數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復保證電子文件不會丟失。

　　l        能按一定的數(shù)據(jù)輸出要求把電子文件輸出到其他系統(tǒng)中，便于其他系統(tǒng)接收。

　　3、應用系統(tǒng)功能模塊構(gòu)成

　　電子文件標準化管理系統(tǒng)具體功能可以分為以下五大部分：登錄和注銷、檔案分類、檔案業(yè)務、檔案檢索和系統(tǒng)管理，具體的模塊結(jié)構(gòu)如下圖所示：

　　（1）檔案分類：檔案管理子系統(tǒng)，主要提供對各類檔案和資料的管理。

　　檔案分類管理子系統(tǒng)的管理對象包括：

　　各類檔案，如文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案、聲像檔案、會計檔案等等

　　資料

　　檔案分類管理子系統(tǒng)的主要操作包括：

　　文件收集（僅限部分檔案分類）

　　整理歸檔（僅限部分檔案分類）

　　預歸檔庫

　　檔案著錄

　　報表打印

　　檔案鑒定

　　檔案銷毀

　　根據(jù)管理操作對象的不同，可以將檔案分成幾個大類，具體說明如下：

　　1、文書檔案

　　文書檔案，指機關(guān)在貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)工作的路線、方針、政策和法律，指導工作，交流經(jīng)驗，以及在各項管理工作中形成的行政公文和其他通用文書材料。

　　文書檔案包括傳統(tǒng)立卷和簡化立卷兩種方式：傳統(tǒng)立卷包括文書案卷和卷內(nèi)文件；而簡化立卷相對于傳統(tǒng)立卷，它沒有案卷，只有文件記錄。

　　2、業(yè)務檔案

　　業(yè)務檔案，是指在辦理專項業(yè)務工作中所形成的具有保存價值的專用文書材料。

　　3、科技檔案

　　科技檔案，是指科研單位、生產(chǎn)單位和有關(guān)業(yè)務部門在科學研究、生產(chǎn)活動和基本建設(shè)等活動中直接形成的科技文書材料。

　　4、聲像檔案

　　聲像檔案，是指在業(yè)務活動中形成的以攝錄為手段、以感光磁性材料為載體的檔案，包括照片檔案、錄音帶檔案、錄像帶檔案、影片檔案、磁盤檔案、光盤檔案等。

　　5、會計檔案

　　會計檔案，是指財務部門在進行會計核算業(yè)務活動中所形成的材料，包括會計報表、會計簿冊和會計憑證等。

　　6、人事檔案

　　人事檔案，是指人事部門在日常活動中所收集的各類人事材料。

　　7、實物檔案

　　實物檔案，是指在日常行政管理、業(yè)務活動等項工作中直接形成的反映本單位工作面貌、機構(gòu)變化、表彰獎勵、對外交流等方面的實物材料，如：:獎勵物品檔案、印章名章檔案、交流物品檔案、裝備樣品檔案等。

　　除此之外，在日常工作中還會形成其他一些有保存價值的檔案，也可以作為新的檔案分類來進行管理。

　　（2）檔案業(yè)務：檔案業(yè)務子系統(tǒng)，主要提供以下幾個子模塊，實現(xiàn)對檔案相關(guān)業(yè)務的操作和管理：

　　接收臺賬：用于記錄處室下面各單位向處室移交檔案的情況。

　　檔案鑒定：鑒定檔案的保存價值，包括保管期限、密級和劃控鑒定。

　　檔案保管：用于記錄保存檔案的庫房及其環(huán)境、檔案保存位置、檔案出入庫等信息。

　　檔案統(tǒng)計：可以根據(jù)用戶輸入的統(tǒng)計條件，得到相應的統(tǒng)計結(jié)果，并且可以把統(tǒng)計結(jié)果導出到Excel文件中，以供后續(xù)處理。

　　借閱登記：用于登記和管理整個檔案處室的借閱信息。

　　檔案移交：根據(jù)移交條件（檔案分類、歸檔年度、保管期限等），將滿足條件的'檔案庫記錄（包含案卷、文件及其數(shù)字化文件等信息）按照固定的格式導出到本地硬盤中。導出完成后，可以將導出的數(shù)據(jù)手工移交給檔案管理機構(gòu)。

　　檔案登記：根據(jù)《福建省檔案登記辦法》的規(guī)定，將相應登記事項設(shè)計成表格，便于各單位直接在OA系統(tǒng)內(nèi)向檔案部門辦理檔案登記手續(xù)。

　　電子目錄數(shù)據(jù)報送：自動生成已歸檔電子文件目錄信息，實現(xiàn)在線向檔案部門報送。

　　檔案編研：檔案分類匯編、提供各種編研文件模板（MS Office Word格式）的下載、提供編研結(jié)果庫的查詢、增加、刪除、修改等功能。

　　全宗卷管理：記錄各全宗單位在所有檔案管理過程中產(chǎn)生的記錄信息、報表等電子文件信息的管理工作，包含組織沿革、全宗內(nèi)檔案情況簡介、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容介紹、全宗指南(全宗介紹)、立檔單位大事記、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案利用、現(xiàn)代化管理等。

　　（3）檔案檢索：檔案檢索子系統(tǒng)，提供跨庫檢索和對所有檔案分類（包括案卷和文件）的檢索，所有的檢索均可以在全文檢索的基礎(chǔ)上實現(xiàn)。

　　系統(tǒng)的檢索方式是靈活多樣的，一共提供了以下三種檢索方式：

　　跨庫檢索：僅提供一個輸入框，實現(xiàn)跨庫檢索。特別適用于已經(jīng)知道某個關(guān)鍵字（詞），但不知道屬于哪個檔案庫的哪個字段的情況。

　　簡單檢索：針對某個庫查詢，系統(tǒng)提供簡單的檢索視圖。一般來說能夠滿足我們大多數(shù)的查詢，適用于一般用戶。

　　高級檢索：針對某個庫查詢，每個用戶可以根據(jù)需要自己定義自己的檢索視圖。系統(tǒng)能夠?qū)⑦@些檢索習慣保存下來，以便于用戶的下次檢索。適用于當簡單查詢中沒有我們所需要的查詢字段的情況。

　　（4）系統(tǒng)管理：系統(tǒng)管理子系統(tǒng)，主要負責整個檔案系統(tǒng)的配置和維護，進行一些系統(tǒng)參數(shù)和系統(tǒng)用戶的設(shè)置與管理，只有具有系統(tǒng)管理員權(quán)限的用戶才能進入操作。對系統(tǒng)某些配置的修改，會對已有數(shù)據(jù)造成一定的影響，因此，在更改系統(tǒng)配置和進行系統(tǒng)維護時要慎重。

　　系統(tǒng)管理子系統(tǒng)，具體包括以下幾個子模塊：

　　日志管理

　　視圖管理

　　屬性定制

　　界面定制

　　系統(tǒng)配置

　　公文配置

　　存儲管理

　　檢索服務

　　用戶管理

　　（二）硬件模塊組成與功能設(shè)計

　　本期硬件系統(tǒng)及網(wǎng)絡總體架構(gòu)示意圖（如下）

　　光纖交換機：用于歸檔電子文件的傳送與接收

　　物理帶庫：用于存儲和備份歸檔電子文件（2臺）

　　磁盤陣列：用于存儲OA系統(tǒng)中生成和運轉(zhuǎn)的電子文件

　　高端服務器：用于電子文件的監(jiān)控、采集、處理、檢索、發(fā)布（內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)各2臺）

　　備份系統(tǒng)：用于電子文件信息的自動備份。

　　四、項目經(jīng)費預算：（初步估計約156萬元）

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